Privacyverklaring Anna
CONCEPT — juristreview vereist. Voldoet aan de informatieplicht van art. 13/14 AVG. Geldt voor de website [DOMEIN] en de Anna-dienst. Laatst bijgewerkt: [DATUM].
1. Wie zijn wij
[ENTITEIT], handelend onder de naam Anna, KvK [KVK], gevestigd te [ADRES]. Contact voor privacyvragen: [PRIVACY-CONTACT]. Een functionaris gegevensbescherming is [wel/niet] aangesteld *(→ juristvraag J3)*.
2. Rolverdeling (belangrijk)
- Voor de persoonsgegevens in de administraties die wij namens accountantskantoren verwerken,
zijn wij subverwerker. De ondernemer is verwerkingsverantwoordelijke, het accountantskantoor verwerker. Voor die gegevens geldt in de eerste plaats de privacyverklaring van het kantoor en de verwerkersovereenkomst.
- Voor gegevens die wij voor onszelf verwerken (websitebezoek, contact/demo-aanvragen,
klantadministratie, sollicitaties) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Daarop ziet deze verklaring.
3. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Gegevens | Grondslag (art. 6 AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Contact- en demo-aanvragen afhandelen | naam, kantoor, e-mail, telefoon, bericht | uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang | tot 24 mnd na laatste contact |
| Overeenkomst en facturatie | contact- en bedrijfsgegevens, betaalgegevens | uitvoering overeenkomst / wettelijke plicht | fiscaal 7 jaar |
| Website-analyse | pseudonieme gebruiksstatistiek | toestemming (niet-noodzakelijke cookies) | zie cookieverklaring |
| Nieuwsbrief (indien van toepassing) | toestemming | tot afmelding | |
| Beveiliging/logging | technische logs, IP | gerechtvaardigd belang | max. [12] mnd |
Wij verwerken niet meer gegevens dan nodig (dataminimalisatie) en gebruiken ze niet voor andere, onverenigbare doelen.
4. Verstrekking aan derden / subverwerkers
Wij verstrekken gegevens alleen aan door ons ingeschakelde verwerkers (hosting, e-mail, analyse) met een verwerkersovereenkomst, of wanneer de wet dat vereist. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Onze subverwerkers en hun locatie staan in Bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst.
5. Opslag en doorgifte
Gegevens worden in Nederland/de EER opgeslagen en verwerkt. Er vindt geen doorgifte buiten de EER plaats zonder passend waarborgmechanisme (art. 44 e.v. AVG).
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG): versleuteling, toegangsbeheer, logging, back-ups en periodieke toetsing. Zie BEVEILIGINGSBELEID-EN-DATALEKPROCEDURE.md.
7. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid, en het recht een gegeven toestemming in te trekken. Verzoeken: [PRIVACY-CONTACT]. Betreft het gegevens uit een administratie die wij namens een kantoor verwerken, dan verwijzen wij u naar dat kantoor (verantwoordelijke). U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
8. Geautomatiseerde besluitvorming en AI
Anna gebruikt AI om klantvragen te begrijpen en antwoorden te verwoorden. Anna neemt geen besluiten met rechtsgevolg of vergelijkbaar zwaarwegend gevolg zonder menselijke tussenkomst (art. 22 AVG). Cijfers komen uitsluitend uit gekoppelde brondata; bij twijfel escaleert Anna naar een mens. Zie AI-TRANSPARANTIE-EN-ACCEPTABLE-USE.md.
9. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat altijd op [DOMEIN]/privacy.